Introducción
Todos usamos el correo electrónico y whatsapp para trabajar, es un hecho. Ahora, nos interesa plantear la pregunta: ¿Hacemos un buen uso de estas herramientas?¿Dedicamos el tiempo suficiente a chequear si tenemos mensajes?¿Cómo incide este chequeo en las demás tareas que estoy realizando?
En base a estudios y observaciones personales en ámbitos laborales, puedo decir que actualmente en general se dedica DEMASIADO tiempo al chequeo de los buzones de correo electrónico y Whatsapp, principalmente este último. Comparto unos datos de un estudio realizado sobre este tema:
- Descontado el tiempo dedicado a reuniones, los participantes del estudio desplazaron su atención a una nueva tarea cada tres minutos en promedio
- Revisión del correo electrónico en promedio más de 77 veces al día
- Más de 2/3 de los usuarios nunca trabajaron 1 hora o más sin interrupciones
- Un total de no más de 1 hora y quince minutos al día de trabajo productivo sin distracciones
«Mente de colmena» y falta de productividad
Sin duda estamos en una era con una tendencia a trabajar por Proyectos y en Equipos de Trabajo, donde resulta necesaria la colaboración de diferentes personas y la comunicación es un factor vital en este proceso. No obstante, esta necesidad de comunicación, en muchos casos, mudó a una presunción (errónea) de que los colaboradores tienen que estar disponibles en todo momento para contestar los mensajes que les lleguen. Esta situación, de acuerdo a Cal Newport, autor del best seller “Un mundo sin e-mal” lleva a trabajar como una “mente de colmena hiperactiva”: una especie de inteligencia colectiva formada por muchos cerebros conectados de manera electrónica en un flujo constante de información y conversaciones simultáneas.
…esta necesidad de comunicación, en muchos casos, mudó a una presunción (errónea) de que los colaboradores tienen que estar disponibles en todo momento para contestar los mensajes que les lleguen…
Esta forma de trabajo en sí misma no debería representar inconvenientes, pero si miramos lo que supone individualmente para cada colaborador, nos daremos cuenta que no pueden descuidar su bandeja de entrada o los canales de chat durante mucho tiempo sin ralentizar el ritmo de trabajo general y esta interacción constante requiere que desplacen con frecuencia su atención desde el trabajo que tienen que realizar a «hablar del trabajo» y viceversa. Esto supone un gran costo en términos de energía mental porque reduce el rendimiento cognitivo y genera sensación de agotamiento y merma de eficacia.
«…esta interacción constante requiere que desplacen con frecuencia su atención desde el trabajo que tienen que realizar…esto supone un gran costo en términos de energía mental…»
Esta consecuencia tiene una base científica. La corteza prefrontal solo puede atender un objeto a la vez. Como resultado, cuando intentamos mantener múltiples conversaciones electrónicas mientras trabajamos en una tarea principal, nuestra corteza prefrontal debe saltar todo el tiempo entre diferentes objetos, cada uno de los cuales requiere la amplificación de determinadas redes neuronales y la supresión de otras. Estos cambios no son instantáneos y requieren tiempo y recursos cognitivos. Cada vez que desplazamos nuestra atención de una tarea a otra, básicamente le estamos pidiendo a nuestro cerebro que cambie de recursos cognitivos. Cuando una tarea se limita a un tiempo determinado y se completa durante ese período, es más fácil seguir avanzando, mentalmente hablando, una vez terminada.
«Cuando una tarea se limita a un tiempo determinado y se completa durante ese período, es más fácil seguir avanzando, mentalmente hablando, una vez terminada.»
Seguramente todos nos sentiremos identificados con situaciones en las cuales estamos enfocados en una tarea que requiere atención (escribir un artículo, atender a una capacitación, revisar un documento, escribir un procedimiento, entre otros) y en el ínterin estar revisando (y contestando) el correo, chat y/o whatsapp. Sabemos que eso significa que no estamos realmente enfocados en la tarea que teníamos que hacer (lo cual puede hacer que la misma pierda calidad), que la respuesta que estamos enviando en algunas de las comunicaciones también puede estar truncada por la falta de atención completa y, por último, que al final de este proceso (o al final del día) la energía mental que se consume en este proceso es desgastante. Todo esto redunda en una baja productividad. Esto normalmente puede provocar:
- Ansiedad de un buzón que se llena más rápido de lo que se puede vaciar
- Frustrante ineficacia de comunicarse solo por escrito
- Sobrecarga fuera de control que resulta de suprimir el contacto personal
Recomendaciones para mejorar la productividad
Las dos buenas noticias son que esta situación es algo que vivimos casi todos los trabajadores hoy en día (como dice el refrán: “mal de muchos consuelo de tontos”) y, por otro lado, que existen herramientas/tips que nos pueden ayudar a recuperar el control de nuestras tareas, enfocarnos y mejorar la productividad. Algunas de ellas son las siguientes:
- Definir un porcentaje del día en el cual pasar sin distracciones (sin revisar correo ni whatsapp) y el otro conectado a la “mente colectiva”.
- Definir claramente para qué se utilizará el correo electrónico (por ejemplo, para comunicaciones internas que no son urgentes o para comunicarse con externos).
- Cuando trabajamos en Equipo, dividir el día en un bloque de mañana y otro de tarde. Al inicio de cada bloque, reunirse el equipo de forma presencial por 15 minutos máximo, revisando lo que hizo ayer, lo que está haciendo y los problemas/bloqueos a los que se enfrentan. Luego todos trabajan varias horas seguidas sin bandejas de entrada que revisar ni canales de chat que consultar, hasta el fin del bloque.
- Dejar bien en claro con las personas con las cuales nos comunicamos cuáles serán los tiempos estimados de respuesta (y si necesitan una respuesta urgente, aclarar el canal de contacto).
- Uso de plataformas como Trello, Planner, para trabajar al estilo “gestión por proyecto” con organización de tareas y un panel de gestión visual.
Libro recomendado: «Un mundo sin e-mail» (Cal Newport)
