Los últimos 30 años de vida profesional lo he dedicado a la Gestión de Activos Físicos, en Empresas denominadas Grandes y/o corporaciones multinacionales en 4 Continentes, incluyendo también la Gestión de Activos en Fuerzas Armadas. ¿Por qué comienzo el artículo con este comentario? Simplemente para que el lector, que no me conoce, sepa que he tenido contacto y experiencia en la resolución de casi todas las problemáticas que puede presentar la Gestión de Activos Físicos en una Organización.
No obstante, en los últimos años, debido al peso cada vez más importante que han tenido en las economías de muchos países, se me ha presentado un nuevo desafío profesional: desarrollar proyectos de Gestión de Activos Físicos en PYMES.
El lector se preguntará por qué es un desafío para un profesional experimentado con más de tres décadas dedicadas a la GAF trabajar en este tema para una PYME. La respuesta es “sencilla”, todo tiene que ver con el “QUÉ” y con el “CÓMO” (si el lector ha tenido la oportunidad de leer algún otro artículo, notará que utilizo frecuentemente la comparación entre el “qué” y el “como” para ordenar el análisis).
¿Qué quiero decir con esto?
Lo primero que debemos hacer cuando implementamos un Sistema de Gestión de Activos Físicos (SGAF) es determinar QUÉ debe incluir el mismo. Los lineamientos generales son iguales sea una Empresa Multinacional o una PYME y estos lineamientos vienen dados por la Norma ISO 55001. Quizás, en lo que pueda diferir es en el grado de detalle y las formalidades. No se puede pretender, por ejemplo, que un Plan Estratégico de Gestión de Activos (PEGA) en una PYME tenga las mismas formalidades y alcances que en una Gran Empresa, pero sí debe incluir todo lo necesario para que quede en claro cuál será nuestra estrategia sobre los Activos Físicos, sean muchos o pocos, que tiene la Organización.
Lo que sí debemos cuidar es no caer sólo en la Gestión del Mantenimiento que es lo que ocurre, en general, cuando en una PYME se habla de GAF.
Lo más difícil en una PYME es el CÓMO, es decir, encontrar la forma y los recursos para compatibilizar lo que debe incluir un buen SGAF.
En una Empresa Grande, en general, se cuenta con recursos específicos para cubrir las diferentes funciones que hacen a la GAF de la Organización y se disponen de estructuras organizativas, que si bien muchas veces no ayudan a la comunicación y a la gestión por procesos, dan un relativo “orden” formal y jerárquico. Al contrario, en muchas empresas PYME esto no existe o está muy limitado. Por ejemplo, hace pocas semanas, el Director General de una PYME, ante el requerimiento específico de un recurso para cubrir determinadas funciones, me dijo: “aquí tenemos “personal anfibio”, es decir que tiene que cubrir varias funciones en la Empresa”. Vale aclarar que muchas de ellas no demasiado compatibles entre sí. Esto es un enorme desafío para los responsables de RRHH, si los hay, tanto formales como informales. Si hoy en día conseguir técnicos especializados resulta complejo, mucho más es cuando se pretenden polivalencias, no siempre compatibles.
Otro factor clave es el alcance en la implementación de los requerimientos. Es decir tener el suficiente sentido común para saber cuándo hemos alcanzado un nivel lógico de cumplimiento de los requerimientos de la Norma ISO 55001.
Por último, uno de los problemas más serios es la parte documental que permita “ordenar” la GAF y tener evidencias de lo realizado. Puedo decir, sin miedo a equivocarme, que el mayor desafío es lograr que la gente documente lo realizado (o no). Todo está en “la cabeza” de los individuos, por lo tanto saber qué ha ocurrido o que puede ocurrir ……tiene nombre y apellido.
Otros aspectos complejos a resolver son la Planificación y el Control, el primero porque casi no existe o el que existe es precario y el segundo en muchos casos queda relegado al hecho consumado de los no cumplimientos.
Por todo lo dicho, en mi opinión, hacer GAF en una PYME debe empezar por un paso previo a lo que tiene en cuenta la Norma ISO 55001 que es Capacitar……debe empezar por EDUCAR.