En febrero de 1991 en un pueblo perdido de Inglaterra escuché decir a John Moubray (con quien tuve la fortuna de trabajar muchos años) una frase que guió buena parte de mi carrera profesional en la Gestión de Activos Físicos.
Una frase sencilla, con formato de “trabalenguas” pero que reflejaba la verdadera esencia de la Gestión del Mantenimiento: “de nada sirve hacer las tareas correctamente, si no son las tareas correctas”.
“de nada sirve hacer las tareas correctamente, si no son las tareas correctas” (John Moubray)
Esta frase resume en muy pocas palabras los dos conceptos que deben regir cualquier gestión empresarial de la cual, por supuesto, no escapa la Gestión de Mantenimiento.
Esos dos conceptos son los de Eficiencia y Eficacia.
Analicemos su significado a través algunas de sus definiciones técnicas:
- Eficiencia: Relación entre los resultados obtenidos (ganancias, objetivos cumplidos, etc) y los recursos utilizados.
- Eficacia: Medida del logro de los resultados esperados.
Evidentemente tanto la frase de Moubray como las definiciones tienen valor general y son aplicables no sólo a la actividad industrial sino a cualquier orden de la vida. Acaso, estimado lector, ¿no le ha ocurrido alguna vez de estar haciendo un importante esfuerzo aplicando reglas de orden o técnicas probadas para lograr un determinado objetivo y, lamentablemente, esos resultados esperados no aparecen e inclusive en algunos casos la situación empeora? ¿No será, quizás, que haya aplicado una metodología, (técnicamente bien aplicada), que no es la correcta para el objetivo perseguido?
Si su respuesta es afirmativa, y creo que lo será porque a todos nos ha pasado, la primera enseñanza que nos deja la frase de Moubray, es que para poder cumplir con ella, lo primero que debemos saber ante un problema de Mantenimiento es identificar a qué tipo de problema nos estamos enfrentando, para luego, poder determinar cuál es la herramienta más apropiada para su solución.
Esta situación que estoy planteando desde el punto de vista del Management, no es otra cosa que lo que hace cualquier técnico cuando sale cada mañana a la Planta con su plan de reparaciones. Analicémoslo:
- Nuestro técnico sale con su maleta de herramientas de trabajo (destornilladores, pinzas, testers, etc.) que le ha provisto la Empresa para cumplir con su trabajo. Esto podría ser similar a las metodologías y técnicas que hemos aprendido en la escuela y Universidad o que nos provee la Organización a través de capacitaciones y cursos (nuestra “maleta de herramientas” para cumplir nuestra tarea de Gestión).
- El técnico llega al equipo a reparar, del cual, en muchos casos, solo tiene como información que “no funciona”. Su primer trabajo entonces es diagnosticar cual es el problema. Esto podría ser similar a la determinación de dónde está el problema que nos impide obtener los resultados esperados de nuestra Gestión de Mantenimiento.
- Una vez diagnosticado el problema y sabiendo qué debe reparar, el técnico va a su maleta de herramientas y busca, entre todas ellas, cuál o cuáles son las adecuadas para realizar la reparación y resolver el problema. Desde el punto de vista de la Gestión sería el equivalente a buscar dentro de nuestros conocimientos cuál es la técnica o metodología apropiada para obtener el resultado esperado.
- Finalmente, el técnico realiza la reparación poniendo nuevamente el equipo en funcionamiento y el responsable de la Gestión de Mantenimiento habrá obtenido los resultados esperados para la Gestión del Mantenimiento.
Antes de continuar, me detengo a realizar una disquisición que me parece importante. En el párrafo anterior estoy partiendo de la base que, tanto el técnico de campo como los responsables de la Gestión del Mantenimiento, no sólo conocen las herramientas, sino que también las saben utilizar . Esto no es un tema menor, lo peor que puede ocurrir al técnico es tratar de clavar un clavo con una pinza, que seguramente quedará torcido, y concluir que la pinza “no sirve”…….., idéntico a seleccionar una metodología equivocada para resolver un determinado problema, infiriendo que la misma “no sirve”.
Queda claro con el ejemplo que la clave en todo este proceso es saber dónde está el problema o los problemas en casos más complejos (diagnóstico).
Veamos la forma en que podemos ayudar a diagnosticar. Básicamente podemos dividir al Mantenimiento en dos partes:
1. Estrategia
2. Gestión propiamente dicha
La Estrategia está vinculada con QUÉ debemos hacer, es decir con la definición de la tarea de mantenimiento más adecuada para un determinada falla en el contexto en el cual se encuentra ese activo. Dicho en forma más erudita, cuál es la tarea más costo-eficaz. Es decir que la Estrategia va a definir nuestra Eficacia.
Para determinar estas tareas costo-eficaces existen en actualmente metodologías probadas como el RCM, RBI, MTA, TPM, etc.
La Gestión está vinculada con CÓMO se ejecutan esas tareas, esto incluye, contar los RRHH adecuados tanto cuantitativamente como cualitativamente, la disponibilidad de Repuestos y Herramientas adecuadas, los servicios de terceros, de ser necesarios, y de un Sistema de Gestión que coordine todos los recursos necesarios. Es decir que la Gestión de los recursos implicados va a definir nuestra Eficiencia.
Lo que nos quiso decir entonces Moubray con su frase, es que de nada sirve que tengamos una Gestión Eficiente si no tenemos una Estrategia Eficaz.
Estimados lectores, espero que este artículo los ayude a mejorar su Eficacia y su Eficiencia, tanto en la Gestión del Mantenimiento como en cualquier orden de su vida, es decir que mejoren su Efectividad pero esto último lo dejamos para otro artículo…